Zásady zpracování osobních údajů

Vážení klienti a obchodní partneři,

dokument, který právě čtete, obsahuje informace ohledně toho, jak zpracováváme Vaše osobní údaje. Toto informační memorandum je připraveno v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“).

Jistě jste již slyšeli o GDPR, které ve své podstatě určuje, jakým způsobem se mají chránit osobní údaje. Co si představit pod pojmem osobní údaje, co znamená jejich zpracování, proč se zpracovávají a jaká máte podle GDPR práva? To vše se dozvíte níže, protože jedním z Vašich práv je vědět, proč potřebujeme Vaše osobní údaje. 

 

Při zpracování osobních údajů respektujeme všechna práva subjektů údajů, přičemž dodržujeme zejména následující zásady:

1. osobní údaje jsou zpracovávány korektně, zákonným a transparentním způsobem;
2. shromažďování osobních údajů je prováděno výhradně pro legitimní účely a zpracování je prováděno způsobem, který je s těmito účely slučitelný;
3. při zpracování  osobních údajů se omezujeme na nezbytné minimum postačující pro naplnění stanovených účelů;
4. k zabezpečení osobních údajů při jejich zpracování přijímáme veškerá rozumná a dostupná opatření;
5. zpracováváme pouze přesné a aktualizované osobní údaje, nepřesné nebo nadbytečné údaje opravujeme nebo vymazáváme;
6. osobní údaje jsou uchovávány po dobu, která je nezbytná pro účely, pro které jsou údaje zpracovávány;
7. zpracování osobních údajů probíhá pouze způsobem, který zajišťuje náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technicko-organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním, náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.

 

SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správce osobních údajů je podle GDPR každý subjekt, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů. Správcem osobních údajů je společnost KV Cell Services s.r.o., se sídlem V koutech 314, 431 86 Kovářská, IČO: 02478960, který je současně provozovatelem Penzionu Kryštof a webových stránek www.penzionkrystof.cz

 

OSOBNÍ ÚDAJ

 

V této části se dozvíte, jaké typy osobních údajů o Vás budeme zpracovávat. Za osobní údaje se přitom považují veškeré informace o fyzické osobě (kterou jste i VY), také nazývanou „subjekt údajů“, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, jako třeba například jménem, identifikačním číslem (rodné číslo, číslo občanského průkazu), lokačním údajem (souřadnice GPS), síťovým identifikátorem (IP adresa) nebo například jedním, nebo více zvláštními rysy typickými fyzické (výška, váha), fyziologické, genetické (DNA), psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

 

Osobní údaje, které o Vás budeme zpracovávat, většinou získáme přímo od Vás či prostřednictvím kamerového systému a bude se jednat zejména o jméno, příjmení, bydliště, telefon, datum narození, občanský průkaz, pobytové období, datum narození, státní občanství, číslo cestovního dokladu, číslo karty, případně o obrazový záznam pořízení z kamerového systému

 

Jak již bylo uvedeno výše, správce provozuje kamerové systémy, a to z důvodu oprávněného zájmu správce, spočívajícím v zajištění ochrany majetku, života a zdraví osob vstupujících do prostor Penzionu Kryštof.

ÚČELY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

V této části uvádíme přehled účelů, k nimž budeme Vaše osobní údaje využívat (tzn. zpracovávat). Účelem se rozumí vlastně zdůvodnění, proč je zpracování osobních údajů třeba, účel by měl být proto vždy určen. Obvykle je každý údaj využíván zároveň k více účelům. Od stanovených účelů se pak odvíjí i další povinnosti, pro toho kdo osobní údaje zpracovává, jako způsob jakým dochází ke zpracování (prostředky zpracování), doba, jak dlouho mohu mít osobní údaje zpracované apod.

Vaše osobní údaje zpracováváme zejména:

1. a) pro účely uzavření smluv (rezervace), pro účely plnění smlouvy, kterou jsme s Vámi uzavřeli  a při vyřizování Vašich žádostí,
2. b) pro účely plnění našich právních povinností,
3. c) pro účely našich oprávněných zájmů,
4. d) pro marketingové účely na základě Vašeho souhlasu.

PRÁVNÍ TITUL

Zákonnost zpracování je dána článkem 6 odst. 1 GDPR, podle kterého je zpracování zákonné, je-li zejména nezbytné pro splnění smlouvy, pro splnění právní povinnosti správce, pro ochranu oprávněných zájmů správce nebo zpracování probíhá na základě souhlasu, který jste nám udělil/a, přičemž Vámi udělený souhlas lze vzít kdykoliv zpět, a to například zasláním emailu na info@penzionkrystof.cz.

Bez zpracování osobních údajů není možné uzavřít smlouvu (vytvořit rezervaci) mezi správcem a Vámi. Osobní údaje jsou v této souvislosti nezbytné pro poskytnutí konkrétního plnění správcem.

Právní povinnost správce vychází zejména ze zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území ČR, zákona č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích.

ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Při zpracování osobních údajů postupujeme tak, aby Vaše osobní údaje byly dobře zabezpečeny a nemohly být zneužity.

Zpracování Vašich osobních údajů může být jak manuální, tak automatizované. Automatizované zpracování probíhá v informačních systémech správce, popř. v informačních systémech našich zpracovatelů (kterými jsou zejména PREVIO, BOOKING.COM, firma poskytující účetní služby).

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány především správcem. Kromě toho mají přístup k Vašim osobním údajům také zaměstnanci našich zpracovatelů, a to pouze v rozsahu nezbytném pro výkon jejich činnosti. Se všemi našimi zpracovateli vždy uzavíráme písemnou smlouvu o zpracování osobních údajů, která obsahuje záruky pro bezpečnost Vašich osobních údajů.

Dále bychom Vás chtěli informovat, že neprovádíme žádné rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro Vás mělo právní účinky.

PŘEDÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje musíme v rámci zákonných mezí poskytnout orgánům státní správy, či orgánům činným v trestním řízení. Dále budou osobní údaje z daňových (účetních) dokladů předávány externí účtárně, která je rovněž povinna se řídit předpisy na ochranu osobních údajů.

Vaše osobní údaje nepředáváme do zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářských prostor, ani do žádné mezinárodní organizace.

DOBA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správce nemůže Vaše osobní údaje zpracovávat po libovolně dlouhou dobu, ale doba zpracování je omezena na období, kdy Vaše údaje skutečně potřebuje. Délku tohoto období se snažíme omezit tak, aby řádně zohledňovala účel, pro který je ten který osobní údaj zpracováván. Osobní údaje budou tedy zpracovávány vždy po přiměřenou dobu s ohledem na účel zpracování, a to po dobu trvání účelu, nebo po dobu požadovanou příslušnými právními předpisy, po dobu uděleného souhlasu, podle toho, která lhůta se na daný účel zpracování vztahuje. Poté jsou osobní údaje smazány, zlikvidovány.

VAŠE PRÁVA:

 

1. právo na přístup k Vašim osobním údajům a na pořízení kopie osobních údajů, které o Vás zpracováváme,
2. právo na opravu a doplnění Vašich osobních údajů v případě, že zjistíte, že o Vás zpracováváme nesprávné nebo nepřesné osobní údaje,
3. právo na výmaz Vašich osobních údajů v případě, že jsou naplněny podmínky stanovené právními předpisy,
4. právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů, kdy na Vaši žádost můžeme za určitých právními předpisy stanovených podmínek omezit nakládání s Vašimi osobními údaji,
5. právo na přenositelnost Vašich osobních údajů k jinému správci v případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu nebo pro účely plnění smlouvy a zároveň je zpracování automatizované,
6. právo na námitku proti zpracování osobních údajů, pokud jsou osobní údaje zpracovávány pro účely oprávněných zájmů naší společnosti. V případě, že vznesete námitku, nebudeme zpracovávat Vaše osobní údaje do té doby, dokud neprokážeme závažné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. V případě zpracování osobních údajů pro nabídku našich produktů a služeb zpracování Vašich osobních údajů z tohoto titulu po vznesení námitky neprodleně ukončíme.

 

Pokud obdržíme takovou žádost, budeme informovat žadatele o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Správce není v určitých případech stanovených GDPR povinen zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech můžeme (i) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů nebo (ii) odmítnout žádosti vyhovět.

 

Pokud obdržíme výše uvedenou žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, můžeme jej požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení jeho totožnosti.

Pokud budete mít pocit, že ze strany správce nejsou plněny veškeré povinnosti, došlo k neoprávněnému úniku dat nebo že se někdo vydává neoprávněně za našeho spolupracovníka, sdělte nám to prosím co nejdříve, a to buď elektronicky na naši e-mailovou adresu info@penzionkrystof.cz, nebo na adresu sídla správce.

V případě, kdy se domníváte, že správce zpracovává Vaše osobní údaje neoprávněně či jinak porušuje Vaše práva, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu (tedy Úřadu pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz/) či máte právo požádat o soudní ochranu.

Zásady zpracování osobních údajů obsažené v tomto memorandu nabývají účinnosti dne 1.8.2019.